9 Schritte zur DSGVO-Konformität im österreichischen IKT-Sektor
Die DSGVO gilt seit 2018 – doch viele Unternehmen im österreichischen IKT-Sektor stehen noch immer vor Herausforderungen. Mit klaren Schritten und praxisnahen Lösungen lässt sich Compliance systematisch umsetzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Vorgaben effizient erfüllen, Risiken minimieren und gleichzeitig Vertrauen bei Kunden stärken.
1. Dateninventur durchführen
Bevor Sie Maßnahmen planen, müssen Sie wissen: Welche Daten verarbeiten Sie überhaupt?
| Kategorie | Beispiele | Speicherort |
| Kundendaten | Namen, E-Mails, Bestellhistorie | CRM-System, Cloud-Speicher |
| Mitarbeiterdaten | Gehälter, Arbeitsverträge | HR-Software, lokale Server |
| Technische Daten | IP-Adressen, Cookies | Analytics-Tools, Logdateien |
Checkliste für die Inventur:
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- Erfassen Sie alle Datenquellen (Webformulare, Tracking-Tools, Zahlungssysteme).
- Dokumentieren Sie Verarbeitungszwecke und Speicherdauer.
- Identifizieren Sie sensible Daten wie Gesundheitsinformationen oder Finanzdaten.
2. Verarbeitungsverzeichnis erstellen
Laut Art. 30 DSGVO ist dieses Dokument Pflicht – es zeigt Transparenz und hilft bei Audits.
Essenzielle Inhalte:
- Verantwortliche Personen und Datenschutzbeauftragte
- Kategorien betroffener Personen (z. B. Kunden, Lieferanten)
- Datenempfänger (z. B. Cloud-Anbieter, Marketingagenturen)
- Geplante Löschfristen
3. Rechtsgrundlagen prüfen
Nicht jede Datenverarbeitung ist automatisch erlaubt. Häufige Rechtsbasen im IKT-Bereich:
| Grundlage | Anwendungsfall |
| Vertragserfüllung | Bestellabwicklung, Support-Tickets |
| Berechtigtes Interesse | Betrugsprävention, Marketinganalysen |
| Einwilligung | Newsletter-Anmeldung, Cookie-Banner |
Achtung: Einwilligungen müssen freiwillig, spezifisch und widerrufbar sein.
4. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Bei risikoreichen Verarbeitungen (z. B. Big-Data-Analysen) ist eine DSFA gemäß Art. 35 DSGVO verpflichtend.
So gehen Sie vor:
- Beschreiben Sie die geplante Verarbeitung.
- Bewerten Sie Risiken für Betroffene (z. B. Datenlecks).
- Planen Sie Abhilfemaßnahmen wie Anonymisierung.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Schützen Sie Daten durch moderne Sicherheitsstandards – einige Beispiele:
| Bereich | Maßnahme | Tools/Beispiele |
| Zugriffskontrolle | Zwei-Faktor-Authentifizierung | Microsoft Authenticator |
| Verschlüsselung | TLS für Webseiten, AES-256 für Dateien | Let’s Encrypt, VeraCrypt |
| Notfallplan | Regelmäßige Backups, Incident-Response | AWS Backup, Acronis |
Tipp: Orientieren Sie sich am Österreichischen Handbuch zur Informationssicherheit.
6. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Wenn Sie externe Dienstleister nutzen (z. B. Hosting-Provider), ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO Pflicht.
Key Points für den Vertrag:
- Klare Definition der Verantwortlichkeiten
- Unterauftragsnehmer müssen genehmigt werden
- Sicherheitsstandards und Kontrollrechte
7. Mitarbeiterschulungen
Laut DSGVO sind regelmäßige Schulungen verpflichtend – besonders im techniklastigen IKT-Sektor.
Themen für Workshops:
- Erkennen von Phishing-E-Mails
- Sichere Passwortverwaltung
- Meldewege bei Datenschutzverstößen
8. Datenschutzerklärung aktualisieren
Transparente Kommunikation stärkt das Kundenvertrauen. Nutzen Sie eine klare Sprache und vermeiden Sie Juristendeutsch.
Must-have-Inhalte:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch)
9. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
DSGVO-Compliance ist kein One-time-Projekt. Planen Sie jährliche Audits und passen Sie Prozesse an neue Technologien an.
Checkliste für Updates:
- Änderungen bei Datenflüssen (z. B. neue Cloud-Dienste)
- Anpassungen an nationale Gesetze (z. B. DSG 2018)
- Feedback von Kunden und Mitarbeitern
Fazit
DSGVO-Konformität im IKT-Sektor erfordert Struktur, aber keine Panik. Mit diesen 9 Schritten reduzieren Sie rechtliche Risiken, vermeiden Bußgelder bis zu 20 Mio. Euro und positionieren sich als vertrauenswürdiger Partner. Nutzen Sie Tools wie Swync oder Akarion für die Dokumentation – und denken Sie daran: Datenschutz ist kein Hindernis, sondern ein Wettbewerbsvorteil.
